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Espace Courrier

Optimisez la gestion de votre Espace Courrier

Gestion Espace Courrier

Au cœur des activités de l’entreprise, l’espace courrier constitue pour tous les documents papier émis ou reçus le passage obligatoire

UrbanPost a su concilier méthodologie et technologie afin de résoudre les dysfonctionnements dans la circulation des flux documentaires au sein de toute organisation

 

Pour cela, UrbanPost met à votre disposition sa plateforme modulaire et/ou son personnel qualifié et méthodique

 

Nos experts en ingénierie postale construisent avec vous un projet de gestion documentaire afin d’optimiser les fonctions courrier et réaliser le plan d’aménagement de l’Espace Courrier

Gestion Espace Courrier

30 minutes pour améliorer le fonctionnement de votre Espace Courrier !

Courrier Entrant

Réceptionner

Trier

Extraire

Horodater

Enregistrer

Numériser

Archiver

Distribution

Gestion des tournées

Remise main propre

Dépose boite aux lettres

Contre Signature

Gestion Avis Passage

Conservation & Archivage

Suivi Courrier Sensible

Courrier Sortant

Relever

Comptabiliser

Catégoriser

Peser

Affranchir

Enregistrer

Conditionner

Reporting

Suivi de l'activité

Ratios de productivité

Traçabilité

Relevé de Facturation

Suivi des KPI

Tableaux de Bord

Analyse Sectorielle

suivi courrier entrant plateforme courrier

Suivi des flux internes

Le module service courrier est une plateforme de collaboration et de processus métiers en ligne capable de connecter vos collaborateurs avec la réception et la distribution de vos documents ou colis au sein de votre organisation.

UrbanPost apporte des solutions aux problématiques suivantes :

 

  • Tracer les flux courriers : Entrant-Sortant et circulant en interne
  • Comprendre et appliquer les procédures d’exploitation, de traçabilité, de suivi des flux, de sécurité
  • Contrôler la traçabilité des flux entrants et sortants
  • Gérer les demandes de suivi des utilisateurs
  • Générer les statistiques de réception et de distribution
  • Maîtriser la qualité de service rendue aux clients
  • Piloter et maîtriser les transporteurs
  • Optimiser les envois des recommandés par les utilisateurs
Découvrez le module Suivi Courrier

GESTION DES FLUX ENTRANTS EN 3 ÉTAPES

 

Quelque soit le paramétrage personnalisé pour votre organisation nous retrouvons systématiquement les 3 étapes suivantes :

Réception

courrier entrant

La saisie est manuelle ou assistée et permet aux opérateurs de saisir l’ensemble des documents ou colis réceptionnés.

Chaque agent courrier peut saisir et réceptionner en temps réel les colis, courriers recommandés afin d’assurer sa bonne réception avant la mise en distribution.

Remise Destinataire

Distribution destinataire

La remise des flux entrants est tracée. De la mise en instance à la remise en mains propres, tous vos objets réceptionnés seront distribués avec une preuve de remise électronique (signature, lecture d’un QR code, …).

Les agents courriers remettent selon les règles de gestion interne et le plan de distribution que vous avez défini.

Suivi

Traçabilité des flux

Tous les flux traités bénéficient d’une traçabilité. Les agents en charge du courrier ont ainsi un visu sur les objets reçus, restants à distribuer, en instance, distribués, …

Les plis et colis sont indéxés et permettent donc une recherche facile depuis la plateforme (destinataire, date, transporteur, …) avec export des données.

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